比較購買では、仕様を明確にし、常に新しい業者を入れて見積を取ることが絶対条件ですが、それを踏まえたうえで稟議が行われれば、購買・調達する多くのモノやサービスは適正な価格で購買することが可能になります。 ところが、見積を取って稟議にかけても、そこをすり抜けてしまう厄介なものが、実はあります。
この中に、稟議と見積の管理だけでは見えてこないコスト削減の可能性が眠っているのです。

たとえば、業務委託契約があったとしましょう。業務委託には社内の健康診断や、ビル所有の会社ならばビルのメンテナンス業務や清掃業務などもあります。このような業務委託契約で委託先を決めるときは、もちろんこれまで述べた稟議と見積のプロセスを回すことで支出は見えてきますが、それは初年度のみです。問題は、その次の年からです。 通常、そういった業務委託契約は自動更新という契約形態になっています。

「本契約の契約期間は契約日から１年とする。ただし、契約期間終了の３カ月前までに甲乙事前に申し出がない場合は、さらに１年契約を延長するものとする」といった具合です。 単価だけが契約上決まっていて、使用した量によって請求されるコピー機のカウンター料金なども同様です。自動更新でなくても複数年の契約になっていたりします。 このような契約形態では、何も大きな問題がなければ自動更新をしていくのが当たり前です。会社によっては、この契約形態で30年も変更していないというケースもあるくらいです。

しかし、こうした自動更新であった場合、どんなことが起こるでしょうか。 業者さんは、いつものように毎月毎月、もしくは年に一度、請求書を担当者に送ったり届けたりします。受け取った担当者はそれに捺印をして、上司に「支払い」の承認をもらって経理に回します。経理は回ってきた請求書の契約について「その契約があるか、ないか」「有効か」の確認と、責任者の「承認」があるかを確認して、問題がなければ「自動的に」その金額を支払うことになっているでしょう。

著者：谷口健太郎　書籍：リバースオークション戦略（東洋経済新報社）より一部抜粋

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