間接経費のコスト削減‟お役立ち”コラム集

  • コラム

    2021/11/11

    交換した日に名刺を捨てる? いま若手社員に何が起こっているのか。

    突然ですが、今まで交換した名刺は全て保管していらっしゃいますか?
    何年も前に交換した名刺を探そうとしても見つからない・・という経験はありませんか?

     

    むかし、私もある方に久々に連絡が必要になりました。
    家中探しても全く見つかず諦めかけたのですが、結局あったのは実家。
    しかも既に転職されていて結局連絡は取れませんでした。

     

    そんな骨が折れる名刺管理について、もはや新常識かもしれない「名刺管理のアプリケーション」についてお話しします。

     

    名刺交換のイメージ

     

    名刺管理の技術革命

     

    では名刺管理のアプリケーションにはどんな機能があり、日々の営業活動がどのくらい楽になるのでしょうか?

    その特徴をいくつか見ていきましょう。

     

    写真を撮るだけで文字を自動読み取り

    名刺管理のアプリを使うと、スマホのカメラで名刺の写真を取り込めば自動で文字を読み取り管理してくれます。

    企業名・氏名・電話番号・部署・アドレスなど、撮影するだけで主要なデータを勝手にデータ化できるのです。

    読み取りエラーが発生することもありますが、最近は文字認識の技術も上がっているため、手入力よりもミスを減らすことができます。

    今まで

     

    転職の情報も更新される

    このアプリが便利なのは自動読み取りだけではありません。
    名刺を交換した相手が転職した場合、相手が自分の名刺を登録しなおせば自分の管理してる名刺も更新されます。
    転職をされた方とも新しい肩書きで繋がり続けられるのです。

     

    紙の名刺が不要になる

    データであれば、1,000枚でも1万枚でも名刺がポケットに入ります。
    相手の名前で検索すれば、膨大な紙の山から1枚の名刺を探す必要もありません。

    名刺管理サービス会社の知人に聞いたところ、なんと最近ではデータ化した名刺は不要と捨てる若者が増えているそうです。
    せっかくいただいた名刺を捨てるのは個人的には抵抗があるのですが、これも時代の流れなのかもしれませんね。

     

    名刺管理アプリの落とし穴

    名刺管理アプリ利用の落とし穴のイメージ

    写真を撮るだけで名刺を管理することができる名刺管理アプリ、そんなアプリにも気を付けなければいけない落とし穴があります。

     

    「裏面」の情報を見落としてしまう

    まず1つ目は、表を並べた名刺の撮影に気を取られ、「裏面」の情報を見落とすこと

    パシャパシャと表面を撮影しただけでデータ化が完了したつもりになってしまうと、裏の情報のデータ化が漏れてしまいます。

     

    下図のように表と裏に重要な情報が分かれて記載されている名刺は要チェック。
    名刺交換した人は社名とお名前だけで保存したつもりになってしまいます。
    (例)

    迷信の表と裏のイメージ

     

    アプリで読み込めないデザイン

    次に気をつけたいのが「アプリで読み込めるデザインかどうか」です。

    日進月歩のアプリとはいえ、全ての名刺を完全に読めるとは限りません。
    特に文字の上に模様がかかっていると、アプリは文字を読み取れなかったり、最悪の場合は名刺として認識すらしてもらえません。
    (例)

    名刺サンプルのイメージ

     

    人にもアプリにも読みやすい名刺が有効?

    上記のような読み取りエラーの他にも、

    ・1文字だけ誤って読み取ってしまう
    ・本来の項目と違う情報を読み取ってしまう(肩書きを名前として認識など)
    など、本人はデータ化したつもりになっていてチェックしていないケースは少なくありません。

    本人も気付かずにデータ化に失敗しているということは、本人も気付かずにビジネス上の関係性が失われるということ。

     

    もし、貴社営業マンの名刺がデータ化に失敗して捨てられていたら・・

    お客様がお問い合わせしようとした時の手段はありません。

    これからは人もアプリにも読みやすい名刺が求められてきそうです。

     

    アプリでも読みやすい名刺を今より安く

     

    名刺のデザイン以外では紙質もアプリの読み取りやすさに影響します。

    光沢が強すぎるものだと撮影時に反射した照明で文字が白く飛んでしまうし、半透明のオシャレな名刺も読み取りを難しくします。

    また、紙質によっては名刺のコスト削減も可能ですし、標準的でアプリで読みやすい規格の紙にも安価なものは多数あります。
    紙質と併せて発注フローを見直せば物流コストの抑制にもなります。

     

    最近は、デザインも含めて提案が可能な印刷会社が多くあります。
    これを機に、アプリも読みやすい名刺でコストの削減を検討してみてはいかがでしょうか?

     

    名刺の適正な購買方法について迷ったらお気軽にお問い合わせください。

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