【情報断絶の解消】部門をつなぐ業務改革の進め方

深刻化する“情報断絶”とは？

2025年3月に実施された「間接材購買実態調査」（対象：256社）によると、多くの企業が購買業務における情報共有の不足、いわゆる“情報断絶”を深刻な課題として挙げています。

特に、

• コスト管理の難しさ
• 業務プロセスの非効率
• 部門間の情報の分断
• サプライヤーとの連携不足

といった問題が、購買業務全体のパフォーマンスを阻害しています。

例として、経理部門と購買部門で予算と発注情報が別管理になっていたり、現場からの納期調整の声が総務に届かず、手戻りや承認遅延が発生したりと、部門間の「断絶」がムダなコストやビジネス機会の損失につながっているのが現状です。

情報を“つなぐ”ためのシステム連携の重要性

このような情報断絶を解消するためには、部門ごとのバラバラな管理を見直し、購買・経理・現場のデータを一元化する仕組みが必要です。

具体的には、購買管理システムとERP（基幹業務システム）のAPI連携によって、以下のような効果が期待できます：

• 発注データの即時反映
  経理部門で予算超過をリアルタイムに検知できる
• 納期変更リクエストの即時共有
  現場からの情報が購買部門に迅速に届き、承認フローを自動化
• サプライヤー納品状況の見える化
  関係部門間で情報共有が進み、在庫切れリスクを低減

実際の調査でも、多くの企業が**「システム導入後に最も期待する効果」**として、業務効率向上、コスト削減、情報共有の改善を挙げています。

事例紹介：製造業A社の業務改革

製造業のA社では、既存の購買管理システムと経理部門のERPとの双方向連携を実装し、以下のような成果を上げています。

• 発注情報が経理に自動連携
  月次の手作業チェックを削減
• 部門共通のダッシュボードを導入
  購買・経理・現場が同じ情報をリアルタイムで参照
• サプライヤー評価データの統合
  連携強化のPDCAサイクルが加速

その結果、承認プロセスのリードタイムが30%短縮され、二重発注のリスクが大幅に削減されました。

情報連携を進めるための社内コミュニケーション術

部門間の協働を円滑に進めるには、システムだけでなく人と人との連携強化も欠かせません。以下のような取り組みが効果的です。

1. 定期的な“クロス部門会議”の実施

• 購買・経理・現場のキーマンが毎月集まり、KPIの進捗や課題を共有

2. 共通ダッシュボードの導入

• 各部門が使い慣れた帳票形式でデータを表示し、同一画面で数字を突き合わせ

3. 小さなPoC（概念実証）からの段階展開

• まずは特定の課題・業務に限定して連携を試行、成果を確認しながら全社展開へ

これらの取り組みを進めるうえでは、「なぜ情報連携が必要なのか」を社内にしっかり浸透させる変革マネジメントの視点が求められます。

サービスのご案内：情報断絶をなくす業務支援

弊社では、企業の業務改革を支えるために、以下のような一貫支援サービスを提供しています。

• システム構成の現状分析
• 業務フローの再設計と最適化
• API連携の実装・テスト
• 運用定着に向けた研修・マニュアル作成

 

購買管理と経理をつなぎ、部門間の情報を可視化・共有することで、業務全体の質を高めるお手伝いをいたします。

 

ご不明点やご相談があれば、お気軽にお問い合わせください。