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トップページ間接材購買ナレッジ&コラム第九回 信頼性を確保する

第九回 信頼性を確保する

2015年1月20日

購買業務の「プロセス」を見える化する

正義

間接材・非戦略購買では、購買担当者だけがすべてを把握していることが多いため、取引先の業者名やその数、購買するモノやサービスの1つひとつの仕様について暗黙知の情報を形式知に変えて組織として共有することが大事です。それと同時に、購買のプロセス、なかでも「見積取得プロセス」を明らかにしていくことが求められます。


見積取得プロセスとは、"どんな業者さんを候補として選定し"、"どんな仕様を書き"、"どこに見積依頼をし"、"どこから見積書がきたのか"、さらには"再度仕様を確認して、どこに再見積依頼をして"、"最終的に何社から見積書を受け取っているのか"といった一連の購買業務の流れのことです。
このプロセスを「見える化」することによって、情報を組織として共有化することができ、適正価格で購買するという基本スタンスに立った尺度で、そのプロセスをチェックすることができます。


見積取得プロセスを整理したり文書として記録しておくと、その過程が一目瞭然になりますから、今まで曖昧であった部分、不透明のまま通り過ぎていた部分が浮き彫りになって見直しを迫られたり、見積依頼をする際に業者さんの選定基準などのルールをもっと明確にしたほうがよいなど、実感する部分が出てくることもあります。それをもとに、よりよい方向に修正していくことが可能となります。


また、購買プロセス(見積取得プロセス)を「見える化」することは、購買業務そのものの透明性が増すことを意味します。これは購買担当者と業者との癒着や不正などの余地をなくすとともに、購買プロセスを業務としてしっかり行い、それを記録に残すことで担当者の行動の裏づけとなり、信頼性を確保する証ともなります。逆にいえば、担当者は購買の当事者で、購買というある種権力を持っているため不正はないのかと疑われやすい立場にあります。したがって自分自身を正しいと証明することは当事者であればあるほど大変難しくなります。そのようなときに購買プロセスが見えるようになっていれば、購買担当者の正義は一目瞭然であり、購買担当者を守る仕組みにもなるのです。


著者:谷口健太郎 書籍:リバースオークション戦略(東洋経済新報社)より一部抜粋