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第七回 データの蓄積

2014年10月17日

担当者に依存した購買履歴ではダメ

購買プロセスの「見える化」に関連して重要なことは、成立した契約の「契約書」を必ず取り交わすこと。そしてもう1つは、「購買履歴」を情報・データとして作成し、必要なときに閲覧できるようにしておくことです。このようなことは、どこの会社でも社内規定で担当者が業務の一環として当然行っているものと思われますが、間接材・非戦略購買の領域ではそこまで厳格に実行するのは、この部分の支出が会社のロングテールということもあり、工数の問題のためにやはり難しくなっているようです。そのため、前述のように担当者だけの「暗黙知」の域にとどまってしまっているのです。


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契約書には、自社と取引先業者名、契約年月日、購買・調達した仕様内容、単価、数量をはじめ、その他の付帯事項・取決め事項や、必要に応じて契約不履行の場合の条項なども付け加えます。契約書があれば、購買担当者が替わっても新任の担当者があわてることはなくなります。どんな条件で購買・調達していたかが一目瞭然でわかり、それをもとにいろいろと検討できるので、どんな新規業者さんを参加させるのが有効なのか、その判断材料にもなります。


もちろん直接材、間接材といっても、会社によって何を直接材とし、何を間接材とするかは異なりますが、一般的には、直接材は売上原価(製品製造原価、仕入原価)に、間接材は販売費・一般管理費に計上されています。別の表現をすれば、直接財は購買・調達そのものが会社の戦略となっている「戦略購買」であり、間接材は売上高に直接影響を及ぼさない「非戦略購買」であるといえます。

購買履歴についても、間接材・非戦略購買では購買・調達するモノやサービスが多岐にわたり、購買する部署や担当者もバラバラなのが実情ですが、それぞれの担当者が関わった1つひとつの購買・調達のデータ保存が役に立つことはいうまでもありません。


著者:谷口健太郎 書籍:リバースオークション戦略(東洋経済新報社)より一部抜粋