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トップページ間接材購買ナレッジ&コラム第十三回 契約管理と文書管理

第十三回 契約管理と文書管理

2015年1月20日

契約内容のマネジメントが大事

「契約書の管理?そんなことは、会社が創業した時点からずっと行われている」そう言われる方もたくさんいらっしゃるでしょう。
しかし、今回申し上げたい契約書の管理は、契約書の文書管理ではなく、一言でいえば「契約書の内容のマネジメント」ということです。契約文書の管理はどこの会社でも行われています。会社業務の基本です。
しかし、契約文書の管理とともに、契約の中身をマネジメントしている会社は非常に少ないことも事実なのです。 社内のいろいろな規定(たとえば文書管理規定)に基づいて、何ら問題なく契約管理は行われています。ただ、その「管理」は「文書管理」であり、どのような種類の文書はどこの部署で、どのくらい期間、どのような方法で管理するかということです。 ここで問題なのは、契約文書の管理だけでは不十分であるということです。つまり、契約書の「文書の管理」ではなく、契約書の「中身の管理」「契約条件のマネジメント」ができているかということです。


契約

具体的にいえば、前年に新規で締結した業務委託契約があったとします。その契約期間がどのくらいで、更新条件がどのようになっているか、つまり自動更新かそうでないか、また自動更新の場合はどのくらい前までに更新するかしないかを通知しなくてはならないか、という通知時期を管理しなくてはならないということです。 稟議で管理している支出は、1年のキャッシュフローのすべてではないということです。会社ではお金が出ていくことについては、どこかのタイミングで稟議は必ず通っているはずです。しかし、それが1年のキャッシュフローで見たときに、極端にいえば10年前、30年前に決裁されたことを支払いの根拠にしているものが現実としてあるのです。


この部分が、見積を取って稟議するという業務プロセスを回したとしても見えてこないコスト削減の可能性です。ここに焦点を当てた「契約条件のマネジメント」が必要なのです。


著者:谷口健太郎 書籍:リバースオークション戦略(東洋経済新報社)より一部抜粋